Missä on maaliviiva?

Puuhailuni kotona muistuttaa toisinaan keskittymistaidottoman hillerin hyörinää. Säntään hommasta toiseen ihan sen mukaan, mitä silmien eteen sattuu ilmestymään.  Paperien mapittaminen keskeytyy, kun nitojaa hakiessa huomaan, että pyykkikone pitää käynnistää, koneen pesuainekotelo kaipaa kuuraamista, koiranruokakuppi täyttämistä ja pyykit viikkaamista. Hetken päästä seison eteisessä ja ihmettelen, mitä olin tekemässä.

Näin käy helposti, kun tehtävää on paljon. Punainen lanka katoaa, huomio herpaantuu ja asiat jäävät puolitiehen.  Suunnitelmallisuus, kyky keskittyä olennaiseen ja sovitulla tiellä pysyminen ovat tärkeitä myös viestinnän onnistumisessa. Vain tavoitteellisen ja pitkäjänteisen viestinnän avulla voidaan rakentaa sellaista yrityskuvaa, joka tuo uusia asiakkaita ja kumppaneita sekä mahdollisuuden erottautua kilpailijoista. Viestintää pitää johtaa, sillä tehokas viestintä ei synny sattumalta tai yksittäisillä tempauksilla.

Suunnitelmallisuus helpottaa myös viestinnän budjetointia ja näkyy muutenkin viestinnän kustannuksissa. Hyvin suunniteltu viestintä vähentää kiireestä johtuvia virheitä ja tehostaa viestinnän työkalujen käyttöä. Ennakoimalla säästetään myös resursseja: tulipalojen sammuttaminen on kallista ja lopputulos yleensä huono.

Viestinnän suunnitelmallisuus paranee, jos yritykselle tehdään viestintästrategia ja -suunnitelma. Ne ovat työkaluja ihan jokapäiväiseen käyttöön. Kun tavoitteet ja askelmerkit sovitaan yhdessä, toiminta on linjakasta ja mitattavaa. Viestit myös pysyvät yhtenäisempinä: kerrotaan siis samaa viestiä talon sisällä ja ulkona.

Viestintä on periaatteessa aika yksinkertaista: kerrotaan omasta toiminnasta, tuotteista ja palveluista yrityksen ulkopuolelle ja välitetään omalle henkilöstölle työssä onnistumisen kannalta tärkeät asiat. Miksihän näissä kuitenkin usein epäonnistutaan? Voisiko se johtua suunnitelmallisuuden puutteesta? Mikä on sinun käsityksesi?

Terveisin,
Päivi

Onko puleeraus leipälajisi?

Päätoimittaja Pekka Mervola kirjoitti Keskisuomalaisessa 3.3.2013 siitä, miten viestinnän ammattilaisten ensi sijaisena tehtävänä tuntuu olevan suunnitella ja löytää kansan suuhun uppoavia, kiillotettuja  lauseenparsia. Mervolan ajatukset ovat mielestäni lähinnä stalinismin jäänteitä,  joiden viimeinen sijoituspaikka lienee Pohjois-Koreassa. Jokainen tässä päivässä elävä ymmärtää, että yhdelläkään yrityksellä ei ole varaa tiedon kaunisteluun. Kriittisyys omaa toimintaa kohtaan on elinehto. 

Mervola avaa kuitenkin silmiämme huomaamaan, miten tiukassa vanhat uskomukset ja stereotypiat elävät. Juuri toimittajathan ovat niitä pitkään illanistujaisissa viihtyviä, matkan varrella alkoholisoituneita nukkavieruja kansalaisia. Bemari-kuski on ylimielinen öykkäri ja poliitikot ovat  kaikki läpeensä korruptoituneita. Tämänhän me kaikki jo tiesimmekin!

Millä tyylillä yrityksesi viestii?

Ilman viestintää yksikään yritys ei kuitenkaan pyöri. Sekä sisäisille että ulkoisille sidosryhmille on hyvä kertoa vähintään organisaation tarkoitus. Miksi yritys on olemassa? Kysymys ei sinänsä ole viestinnällinen vaan enemmänkin toiminnallinen: yrityksen jokainen teko ja tekemättä jättäminen ovat myös viestintää.  

Mielestäni oikealla tiellä ovat ne yritykset, jotka tekevät mitä lupaavat ja viestivät siitä suunnitelmallisesti. Sitten on niitä, jotka tekevät hyviä asioita, mutta eivät kerro niistä. Mitä tuhlausta!  Kolmas vaihtoehto on olla tekemättä ja kommunikoimatta mitään.  Näissä tapauksissa ei yleensä ole puhtaita jauhoja pussissa, joten on parempi olla hiljakseen, etteivät ulkopuoliset kiinnitä huomiota. 

Puleeraus kannattaa jättää väliin

Neljäs vaihtoehto on kaikkein huonoin: ne ovat juuri Pekka Mervolan tarkoittamat puleeraajat, jotka kuorruttavat sanomaansa kaikille sopivaan muotoon ja hehkuttavat paremmuuttaan, mutta eivät elä sen mukaisesti.  Hevosenlihaskandaalissa on juuri tästä kysymys. Hiihtoliitto on jaetulla ykkössijalla.



Joitakin aikoja hyväuskoisia kuluttajia, asiakkaita tai yhteistyökumppaneita voi vedättää. Todennäköisesti korttitalo kaatuu ennemmin tai myöhemmin ja kortteja keräillessä on maine mennyt. Ehkä ikuisesti.

Mitä mieltä sinä olet? 
Terveisin, MT


 

Voiko vastuullisuutta suunnitella?

TNS Gallup julkaisi tammikuun lopussa tutkimuksen, jossa arvioitiin Suomen vastuullisimpia yrityksiä. Kärkeen kiilasivat Kone, Paulig ja Fiskars. Tutkimuksen mukaan suuren yleisön kiinnostus yritysten vastuullisuutta kohtaan on lisääntynyt ja monipuolistunut.

Vastuullisuudesta puhuttaessa suunnitelmallisella viestinnällä on merkitystä. Suunnittelun avulla muodostetaan täsmällisiä tavoitteita, joiden toteutumista voidaan mitata ja arvioida. Kuluttajat näkevät entistä paremmin päälle liimattujen kampanjoiden ja viherpesun läpi.

Viesti perustuu tosiasioihin

Vastuullisuudesta viestimisen pitää aina perustua tosiseikkoihin, avoimuuteen ja siihen, että omat virheet ja epäkohdat myönnetään ja kerrotaan mitä niiden parantamiseksi on tehty. Tehokkaaseen viestintään ei enää riitä kerran vuodessa julkaistu raportti, vaan sen pitää olla jatkuvaa, suunnitelmallista, perustua aitoon toimintaan ja kriisitilanteisiin varautumiseen.

Viestinnän tutkija Petro Putanne kirjoittaa blogissaan, että vastuullinen viestintä on ”PR-toimintaa, joka noudattaa yhteiskunnan lakeja ja alan eettisiä koodistoja.” Hän painottaa, että vastuullinen viestintä ei voi olla vain hyvien asioiden korostamista, jos toisaalla toimitaan vastuuttomasti. Ensisijaisesti vastuullinen viestintä on siis hyviä tekoja ja suunnitelmia, vasta sitten mielikuvien rakentamista.

Tätä ohjetta harvempi yritys kuitenkaan muistaa noudattaa. Alkuvuoden aikana on ehditty mediassa puhua hevosenlihasta, Talvivaarasta, telakkatoiminnan jatkumisesta Suomessa, maitosodasta ja palkka-alennuksista. Kaikissa kohuissa viestintää olisi voinut parantaa avoimuudella ja etukäteissuunnittelulla.

Vastuullisuuden merkitys on kasvanut

TSN Gallupin tutkimuksen mukaan vastuullisuuden merkitys on kasvanut yrityksen maineen osana. Raportissa todetaan, että parhaimmillaan hyvä maine ja vastuullisuuskuva ovat tärkeitä kilpailuetuja, joilla tuetaan yrityksen kasvua, mutta samalla yritys voi edistää kestävää yrityskulttuuria kertomalla vastuullisuudesta myös sidosryhmilleen.

Suunnitelmallinen viestintä ei siis tarkoita vain yrityksen tai organisaation maineen parantamista ongelmatilanteissa. Oli kyse vastuullisuusviestinnästä tai kriisiviestinnästä, tulee ensisijaisena tavoitteena olla sidosryhmien palveleminen: tuottaa lisää tietoa kuluttajille ostopäätöksien tueksi, tai kertoa kriisitilanteessa sidosryhmille miten he voivat parhaiten selvitä kriisistä ja miten organisaatio kantaa vastuunsa.

Suunnitelmallisella vastuullisuusviestinnällä tai kriisiviestinnällä on siis tarkoitus palvella – oletko sinä jo pitkällä suunnitelman teossa?  

Terveisin,
Anna

Mieleni minun niin kovasti tekevi…

Yritysmaailma elää kansainvälistymisen pyörteissä, ja maailman pienentyessä myös kielet törmäävät toisiinsa. Oletko sinä ollut työssäsi huolestunut omasta äidinkielestämme ja sen murentumisesta. Minä olen, vaikka tiedänkin, että sen säilymisen eteen tehdään jatkuvasti töitä eri asiantuntijoiden voimin. Tuntuu silti välillä siltä, että erityisesti työelämä kohtelee kieltämme kovalla kädellä.

Miksi yritysmaailmassa tulisi vaalia hyvää suomen kieltä? Olen itse vakaasti sitä mieltä, että selkeällä ja virheettömällä ilmaisulla voitetaan uusia asiakkaita ja palvellaan olemassa olevia. Uusille asiakkaille voi luontevasti vakuuttaa osaamistaan, kun viesti on huolella laadittua ja selkeää.

Pätevimmänkin oloinen myyntijohtaja menettää uskottavuutensa, kun hänen lähettämässään sähköpostiviestissä tärähtää silmille selkäpiitä värisyttävä yhdyssanavirhe tai väärä kirjoitusasu vierasperäisessä sanassa.  On vaikea ottaa tosissaan korkeassa asemassa olevaa päättäjää, jos hän jorisee ”nopeasta reakoinnista Euroopan talous katastrooffiin”.  Aivan yhtä lailla viesti särkyy lukijan silmissä pieniksi sirpaleiksi, kun tekstissä puhutaan resurssoinnista, kompetenssi-integraatiosta ja milestonesta.

Yrityksen kansainvälistyessä ei tarvita ainoastaan sujuvaa englannin kielen käyttöä, vaan myös suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito tulisi olla mallillaan. Hyvä vieraiden kielten hallinta rakentuu tukevasti äidinkielen varaan. Mitä kielitaitoisempaa henkilöstö on, sen paremmin liiketoimintaa voidaan pyörittää. Tästä syystä Suomessa toimivien yritysten kannattaisikin pitää erinomaista suomen kielen taitoa ansiona ja palkita siitä. Toisaalta säännöllinen koulutus aiheesta tuo jokaiselle kaivattua kertausta. Parhaatkin osaajat rapistuvat, ellei kieltä huolleta.

Suomen kielen asemaa turvaavat perustuslaki ja kielilaki. Suomen kieli on myös yksi Euroopan unionin virallinen kieli. Kielemme asema ei silti säily itsestään, vaan se vaatii tietoista huolenpitoa. Omasta mielestäni huolenpito äidinkielestämme lähtee pienistä teoista. Niinpä ennen kuin lähetät kirjoittamasi sähköpostin, katso vielä mitä sinne kirjoitit.

Pahimmat räikeydet vältät, kun

1.  …teet lyhyitä virkkeitä ja poistat lauseenvastikkeiden viidakon tekstistäsi. Jos et muista, mikä on lauseenvastike, älä hätäänny.
2. …tarkistat kaikki yhdyssanat.
3. …varmistat, että et ole käyttänyt sanaa taho. Se on melko karmeaa. 
4. …luet viestisi vielä kerran, ja mietit, mitä oikeasti halusitkaan sanoa. Oletko sanonut sen lisäksi jotain täysin turhaa tai käsittämätöntä? (Todennäköisesti olet.)

Laitetaan ryhtiä tähän juuri alkaneeseen vuoteen. Huolletaan itse kukin kieltämme.

Kielenpuolustuskannalla

Hanna

Maailman paras tiedote

Keskustelimme työporukalla kerran aamupalaverissa siitä, minkälainen blogikirjoitus saisi lukijat rynnimään sivuille. Ilmoille singahti ajatus täydellisestä tiedotepohjasta.  Sellaisesta, johon voisi vain täydentää äksät kulloisenkin aiheen mukaan. Perusrunko pysyisi samana.  
 

Onnistuminen olisi taattu: tiedote läpäisisi toimittajien seulan ja kipuaisi vaivatta vihellellen yli uutiskynnysten. Olisi premin ykkösuutinen siitäkin huolimatta, että samana päivänä selätettäisiin Kreikan kriisi, Nokia kertoisi pääkonttorinsa siirtymisestä Ruotsiin, ja myös se kuuluisa mies purisi vihdoin sitä koiraa. 

No, kouraistaanpas todellisuutta. Kaikki aiheet eivät sovi uutispuuroon vaikka miten hämmentäisi. Tiedotteista vain murto-osa päätyy toimittajien käsittelyyn, ja vaakaa kallistamassa ovat monet tekijät.  Niin kätevää kuin se olisikin - ja ennen kaikkea ajankäytöllisesti tehokasta - on täydellisen pohjan tekeminen utopistinen ajatus. Vähän sama kuin se, että väittäisi voivansa piirtää yleispätevän sarjakuvan. Kuten uutiset, myös sarjakuvat seilaavat tiukasti kiinni ajassa ja ympäröivässä maailmassa. 

Pohjan sijaan tarjoilen sinulle muutamia perusohjeita tiedotteen tekemiseen, käytännössä ihan toimiviksi havaittuja.

1. Kerro, jos on asiaa. Ja kerro myös se asia - eli älä istu faktojen päällä. 

Jos palstoilla puhuvat vain kilpailijat, voi miettiä miksi. Miten aktiivinen olet kertomaan yrityksesi asioista? Joskus mediassa näkyminen vaatii keskustelun avaamista, mutta toki ensin pitää olla asiaa. Vuorovaikutus vaatii myös avoimuutta - jotta saat kuulijoita, kerro muutakin kuin mutua. ”Yrityksellämme menee hyvin, mutta emme halua kertoa tarkkoja lukuja” -tyyppinen lähestyminen potkaisee todennäköisesti itseään takamukseen.

2. Suunnittele - tee taustatyö hyvin.

Hyvän tiedotteen takana on yllättävän paljon taustatyötä, joka vie suurimman osan käytetystä ajasta. Harvoin asia itsessään on uutinen. Kysy itseltäsi, miten asiasi vaikuttaa laajemmin. Mitä yleistä merkitystä asiallasi on, voiko sen yhdistää johonkin laajempaan keskusteluun? Tämä usein vaatii astumista oman viitekehyksen - oman yrityksen - ulkopuolelle.  

3. Mieti kohderyhmäsi - ja palvele heitä. 

Uutisvälineen näkökulma aiheeseen on lukijan/katsojan/kuuntelijan näkökulma. He ovat vastaanottajajoukkosi, jota uutisesi pitää kiinnostaa. Räätälöi tiedotteesi vastaamaan eri välineiden tarpeita: tarjoa taloustoimituksiin faktoja numeroiden muodossa, esitä asiantuntijuutesi erikoislehdille, kansantajuista viestisi yleissanomalehdille. Paikallisella tasolla tarjoa paikallista merkittävyyttä, valtakunnan medioiden kanssa mieti suurempia linjoja.  

4. Kerro asiasi napakasti - piste on paras kaverisi. 

Jos minä saisin päättää, olisi piste uusi pilkku. Toimitusten työtä leimaa usein loputon kiire. Tiedotteita kilahtaa sähköposteihin päivittäin satoja. Uutisia tulee päivälistalle myös lukuisia muita reittejä: lautakuntien listoilta, lukijoiden keskuudesta, toimittajien oman työn tuloksena, muista lehdistä. Kun asiasi on napakasti esitetty, voidaan toimituksessa myös sen painoarvo arvioida nopeasti. Älä siis panttaa tai harrasta ainekirjoitusmaista kerrontaa.  Omaksu uutisen kieli, ja pidä tiedotteesi lyhyenä. Ja muista, että kaikkea asiaa ei kannata ahtaa yhteen aaneloseen.  

5. Lähetä oikeaan aikaan - etsi myös oikeat henkilöt 

Lähetysajankohdan suhteen karsi pois ainakin suurimmat uutistapahtumat ja tiedottamisen ruuhkahuiput, kuten osavuosikatsausten julkaisut. Anna myös toimitukselle mahdollisuus reagoida uutiseesi saman päivän aikana. Seuraa aktiivisesti mediaa ja toimittajia: kuka kirjoittaa meitä lähellä olevista asioista? Uutispäälliköiden ja tuottajien ohella kannattaa usein lähestyä myös suoraan alaasi seuraavaa toimittajaa.

Ja jos käy kuitenkin niin, että se tapaninpäivän kaltainen myrsky täyttää taas otsikot ja ohittaa tiedotteesi, äläpä masennu. Viestintä on pitkäjänteistä työtä, eikä pikavoittoja ole tarjolla kenellekään.

Jaa oma vinkkisi kommenttiosiossa!

Terveisin,

Mari

Bloggaajat ovat mielipidevaikuttajia

Henkilöbrändin rakentaminen käy nykyään ihan käden käänteessä. Ryhdy bloggaamaan. Mielipidevaikuttajan viitta laskeutuu vähitellen harteillesi ja sinusta tulee julkkis ihan huomaamattasi. Voit hankkia bloggaamalla myös toimeentulosi, jopa Suomessa.

Viestintätoimisto Manifeston teettämän Blogibarometrin mukaan bloggaajista on tullut kymmenessä vuodessa varteenotettavia mielipidevaikuttajia, asiantuntijoita ja julkkiksia. Miten yritysten pitäisi suhtautua heihin?

Ole siellä missä asiakkaasi ovat

 

Pidän luonnollisena sitä, että yritykset haluavat sinne missä ihmisetkin ovat. Suomessa on tuhansia ja tuhansia blogeja, joilla on satoja tuhansia lukijoita. Blogit ammentavat sisältöään omista kokemuksistaan ja hyvistä ehdotuksista. Hyvät ehdotukset tulevat usein yritysyhteistyön kautta. Jopa 80 prosenttia bloggaajista kertoo vastaanottavansa viikoittain tuotenäytteitä tai tiedotteita yrityksiltä. Siinä virrassa kannattaa varmasti olla mukana. Kilpailijasi jo todennäköisesti virittelevät bloggaajasuhteitaan.

Älä kuitenkaan sorru näihin

Kaikenlainen massapostittaminen, tuputtaminen, painostus ja aliarviointi ovat huonoja lähestymistapoja. Tutki siis ennen kuin hutkit. Perehtymättömyys blogin sisältöön saa nimittäin bloggaajan huonolle tuulelle. Sen lisäksi tieto leviää kulovalkean tavoin bloggaajien keskuudessa. Ensiaskeleet kannattaa ottaa siis varoen.

Haluatko alasi guruksi?

Mikäli sinulla on mielipiteitä päivän polttavista aiheista niin olet ilmiselvä tuleva alasi guru.  Etsi oikeat mediat ja ala kirjoittaa. Voit perustaa oman blogin,  jonka tekstejä hieman muokkaamalla voit tarjota läsnäoloasi myös perinteisiin viestimiin, kuten alasi julkaisuihin tai sanomalehtiin. Ei se sen kummempaa ole. 

Mikäli tarvitset taustatukea maailman valloitukseesi niin ota ihmeessä meihin yhteyttä!

Terveisin,
Marja-Terttu Rantanen
mt@telegraafi.fi

Lukeminen kannattaa aina

Olen lapsesta asti pitänyt lukemisesta ja tarinoiden maailmaan uppoutumisesta. Jopa nukkumaan meno oli kaltaiselleni yökyöpelille helpompaa, jos yöpöydällä odotti hyvä kirja. 

Luin pari viikkoa sitten uutisen nuorten lukutaidon ja -innostuksen heikkenemisestä (Turun Sanomat 24.9.2012). Jutussa Turun alueen koulujen äidinkielenopettajat kertoivat, että yläkouluikäisten keskimääräinen äidinkielen taito on heikentynyt selvästi viimeisten vuosien aikana. Tämä näkyy muun muassa sanavaraston ja luetun ymmärtämisen huononemisena.

Saman jutun mukaan kolmannes nuorista ei lue ollenkaan omaksi ilokseen. Minusta se on täysin käsittämätöntä. Minulle hyvä kirja on paras keino rentoutua ja nollata ajatukset. Se irrottaa arjesta ja vie paikkoihin ja tilanteisiin, joita ei oikeassa elämässä kohtaa. Tarinoiden kautta opimme myös empatiaa, toisen ihmisen asemaan asettumista. Se taas auttaa vuorovaikutuksessa eri ihmisten kanssa.   

Jos nuoret eivät lue, luku- ja kirjoitustaito jäävät pinnallisiksi. Arjen lomakeviidakossa, opiskelussa ja työelämässä tarvitaan kuitenkin myös syvällisempää perehtymistä - tekstiviestityylillä ja hymiöillä ei pärjää. 

Mekaaninen kyky lukea ei riitä nykyisen informaatiotulvan aikana. Pitää ymmärtää kielen nyanssit, erilaisten tekstityyppien erot ja tekstin takana vaikuttavat tekijät: onko kyseessä mainos, mielipide vai tieteellinen tutkimus, kuka on kirjoittaja ja mitkä ovat tarkoitusperät ja mitä vaikuttamiskeinoja teksteissä käytetään. 

Pitää siis lukea paljon ja monipuolisesti. Jos tekniikka motivoi ja tekee lukemisesta katu-uskottavampaa, kannattaa ottaa tabletit ja e-kirjojen lukulaitteet käyttöön. 
 
Aiheesta jatkettiin myöhemmin Turun Sanomissa (TS 3.10.2012): tutkimusten mukaan nuorten lukuharrastus on hyvin riippuvainen siitä, mitä muut kotitalouden jäsenet tekevät.  Toisissa perheissä luetaan, toisissa ei. Siivotaan siis vähemmän ja luetaan enemmän.



Terveisin, Päivi
paivi.luoti@telegraafi.fi