Vinkkejä viestinnän suunnitteluun 2/5

Aloitin pari viikkoa sitten viestinnän suunnitteluun liittyvän vinkkisarjan. Ensimmäisessä osassa kävin läpi nykyisen tilanteen määrittelyä suunnittelun pohjaksi. Nyt keskitytään viestinnän kohderyhmiin ja seuraavilla viikoilla viestinnän tavoitteisiin, ydinviesteihin ja viestinnän vuosikelloon.

2. Mieti, mille ryhmille yrityksen kannattaa viestiä

Tyypillisiä ryhmiä, joille organisaation kannattaa viestiä, ovat nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat, oma henkilöstö sekä media. Viestinnän kohderyhmiä mietittäessä on hyvä pitää mieli avoimena: löytyykö sellaisia ryhmiä, joita olisi hyvä lähestyä, vaikka lisämyynti ei olisikaan tavoitteena. Esimerkiksi omaan toimintaan liittyvät liitot ja järjestöt, tavarantoimittajat ja alihankkijat, viranomaiset tai kunnan vaikuttajat ovat hyödyllisiä ryhmiä. Parhaassa tapauksessa yritys tasoittaa omaa tietään merkittävästi ottamalla huomioon nämä toimintaan välillisesti vaikuttavat tekijät. Ne jäävät usein huomaamatta, jos viestitään kiireessä.

Ja sisäisen viestinnän tärkeydestä jaksan aina muistuttaa. Pääsääntö on se, että ensin oma väki, sitten muut. Hyvätkin markkinointiponnistukset jäävät puolitiehen, jos yrityksen asiakaspalvelu ei ole kuullutkaan uudesta tuotteesta. Asiasta löytyy myös vinkkejä aikaisemmista blogeistani.

Terveisin

Päivi Luoti

paivi.luoti(at)telegraafi.fi

Vinkkejä viestinnän suunnitteluun:
Linkki: Vinkki 1 - Määritteleviestinnän nykytila

Ota käyttöön vanhat ja uudet keinot

Sisäiseen viestintään liittyvä vinkkisarjani on päässyt viimeiseen osaan asti.  Tällä kertaa vinkin aiheena on kanavien valinta ja viestin selkeys. Lue alla olevien linkkien kautta myös aiemmat vinkit.

5. Viesti selvästi ja oikean kanavan kautta

Sisäisen viestinnän välineitä on paljon. Kannattaa miettiä tarkasti, mikä väline sopii millekin viestille. Henkilökohtaiset ja tärkeät asiat viestitään kasvokkain, käytännön asioita voi hoitaa myös sähköpostitse. Sähköpostien kanssa on hyvä olla tarkkana muutenkin: viesteissä eivät välity sävyt ja vivahteet - hymiö tekstin lopussa ei poista terää muuten tylystä viestistäJ

Jos sähköposti ja intranet eivät tavoita kaikkia työntekijöitä, kannattaa palata vanhoihin keinoihin ja käyttää lisäksi mielikuvitusta. Liimaa tiedotteet hissiin, kahvihuoneeseen tai vessan oveen - pääasia on, että ne löytyvät sieltä, missä henkilöstö liikkuu muutenkin.

Viestit on myös kirjoitettava niin, että asiat tulevat ymmärretyksi. Yrityksen sisällä voi toki käyttää ammattislangia, jos kaikki sen ymmärtävät. Selkeä yleiskieli ja mahdollisuuksien mukaan asioiden visuaalinen esittäminen toimivat kuitenkin parhaiten. 

Ja lopuksi lohdutuksen sanoja. Sisäinen viestintä ei ole koskaan täydellisesti hoidettu. Aina löytyy joku, joka ei ole kuullut tai ymmärtänyt tai viitsinyt lukea. Tyytymättömyys kumpuaa usein myös siitä inhimillisestä piirteestä, että moni meistä haluaisi tietää vähän enemmän ja aikaisemmin kuin työkaverit. Tätä on vaikea poistaa parhaillakaan sisäisen viestinnän toimenpiteillä. Jos siis organisaatiosta ei kuulu suurempaa mutinaa, sisäinen viestintä on hoidettu riittävän hyvin.

Ensimmäinen vinkki: Sisäinen viestintä on kaikkien vastuulla

Toinen vinkki: Suunnitelmallisuutta sisäiseen viestintään

Kolmas vinkki: Suunnittelusta käytäntöön

Neljäs vinkki:  Kerro ensin omalle väelle

Terveisin, 

Päivi

paivi.luoti(at)telegraafi.fi

Kerro ensin omalle väelle

Aloitin muutama viikko sitten sisäiseen viestintään liittyvän vinkkisarjan. Seuraa blogia viiden viikon ajan, niin saat viisi käytännönläheistä vinkkiä sisäisen viestinnän kehittämiseksi. Vuorossa vinkki 4/5. Lue alla olevien linkkien kautta myös aiemmat vinkit.

4. Yrityksen ulkopuolelle ja sisälle tulisi viestiä samoja asioita

Yrityksen henkilöstön ei tulisi lukea oman työpaikkansa asioista mediasta. On oikeus ja kohtuus, että investoinneista, nimityksistä, uusista tuotteista tai yt-neuvotteluista kerrotaan ensin omalle väelle ja vasta sitten talon ulkopuolisille. Pörssiyhtiöissä tämä ei ole mahdollista, mutta kaikissa muissa yrityksissä asia on helppo järjestää. Myös uutisoinnin sävyn tulisi olla sama sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä. Kaunistelu ja sanoilla kikkailu ei vie asioita eteenpäin.

Ensimmäinen vinkki: Sisäinen viestintä on kaikkien vastuulla

Toinen vinkki: Suunnitelmallisuutta sisäiseen viestintään

Kolmas vinkki: Suunnittelusta käytäntöön

Terveisin,

Päivi

paivi.luoti(at)telegraafi.fi

Suunnittelusta käytäntöön

Aloitin kaksi viikkoa sitten sisäiseen viestintään liittyvän vinkkisarjan. Seuraa blogia viiden viikon ajan, niin saat viisi käytännönläheistä vinkkiä sisäisen viestinnän kehittämiseksi. Vuorossa vinkki 3/5.

3. Suunnittelu pitää viedä käytäntöön

Kaikki suunnitelmassa sovitut toimenpiteet ja vastuuhenkilöt kootaan yhteen vuosikelloon, ja toimenpiteet syötetään myös käytössä olevaan kalenteriin sopivin varoajoin. Näin kalenteri muistuttaa, jos asiat muuten arjen kiireissä tuppaavat unohtumaan. Jos yrityksellä on toimipisteitä useammilla paikkakunnilla, kannattaa perustaa paikallisia viestintäverkostoja tai -tiimejä. Näin työmäärää saadaan tasattua, ja viestit leviävät paremmin.

Ensimmäinen vinkki: Sisäinen viestintä on kaikkien vastuulla

Toinen vinkki: Suunnitelmallisuutta sisäiseen viestintään

Terveisin,

Päivi

paivi.luoti(at)telegraafi.fi

Suunnitelmallisuutta sisäiseen viestintään

Aloitin viime viikolla sisäiseen viestintään liittyvän vinkkisarjan. Sisäinen viestintä kun tuppaa jäämään huonolle hoidolle arjen kiireissä. Sitä voi parantaa muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä. Seuraa blogia viiden viikon ajan, niin saat viisi käytännönläheistä vinkkiä sisäisen viestinnän kehittämiseksi. Vuorossa siis vinkki 2/5.

2. Myös sisäistä viestintää pitää suunnitella

Ulkoisen viestinnän linjauksia pohditaan viikkokaupalla, mutta sisäisen viestinnän suunnitteluun uhrataan harvoin samanlaisia panoksia. Sisäisen viestinnän suunnittelu on kuitenkin yhtä tärkeää, jopa tärkeämpää. Onnistunut sisäisen viestintä alkaa suunnittelusta. Suunnittelun pohjana voidaan käyttää erilaisia henkilöstö- ja ilmapiiritutkimuksia tai muuta kerättyä palautetta. Hankaluuksia aiheuttavat alueet nostetaan esille ja mietitään parannuskeinot. Suunnitteluun kannattaa osallistaa mahdollisimman iso joukko, jotta sitoutuminen toimenpiteisiin olisi hyvä. Hyvä sisäisen viestinnän suunnitelma sisältää tavoitteet, keinot, toimenpiteet ja vastuuhenkilöt.

Ensimmäisen vinkin löydät viime viikon blogista.

Terveisin,
Päivi

Sisäinen viestintä on yksinkertaista - mutta epäonnistuu usein

Professori Osmo A. Wiio kertoi sen jo 1970-luvulla. Wiion lait inhimillisestä viestinnästä paljastavat, että viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta ja jos viestintä voi epäonnistua, niin se myös epäonnistuu. Sisäiseen viestintään tämä tuntuu pätevän erityisen hyvin.

Sisäinen viestintä on periaatteessa hyvin yksinkertaista: kerrotaan omalle henkilöstölle työn hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Yllättävän usein se jää kuitenkin puolitiehen. Syynä ovat epäselvät ja huonosti ajoitetut viestit, viestien kertauksen laiminlyönti sekä ihmisten oman aktiivisuuden yliarviointi. Tai se, että yksinkertaisesti unohdetaan viestittää asioista myös omalle henkilökunnalle. Sisäistä viestintää voi parantaa muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä. Seuraa blogia seuraavan viiden viikon ajan, niin saat viisi käytännönläheistä vinkkiä sisäisen viestinnän kehittämiseksi.

Ensimmäinen vinkki sisäiseen viestintään

1. Sisäinen viestintä on kaikkien vastuulla

Viestintäosastoa tai -päällikköä ei kannata syyttää - ainakaan yksinomaan - jos viestit eivät yrityksen sisällä kulje. Sisäinen viestintä on ennen kaikkea esimiesten ja tiiminvetäjien vastuulla, mutta ehdottomasti myös ihan jokaisen työntekijän vastuulla. Itse kukin voi miettiä, olenko muistanut kertoa tarvittavat asiat kaikille asianosaisille. Vastaavasti myös tiedonhankinta on omalla vastuulla. Jos joku asia on epäselvä, kannattaa kysyä - mieluummin kuin mutista, että ”ei minulle ole kukaan kertonut”.


Toinen vinkki: Myös sisäistä viestintää pitää suunnitella
Kolmas vinkki: Suunnittelusta käytäntöön

Terveisin,

Päivi

paivi.luoti(at)telegraafi.fi