Maailman paras tiedote

Keskustelimme työporukalla kerran aamupalaverissa siitä, minkälainen blogikirjoitus saisi lukijat rynnimään sivuille. Ilmoille singahti ajatus täydellisestä tiedotepohjasta.  Sellaisesta, johon voisi vain täydentää äksät kulloisenkin aiheen mukaan. Perusrunko pysyisi samana.  
 

Onnistuminen olisi taattu: tiedote läpäisisi toimittajien seulan ja kipuaisi vaivatta vihellellen yli uutiskynnysten. Olisi premin ykkösuutinen siitäkin huolimatta, että samana päivänä selätettäisiin Kreikan kriisi, Nokia kertoisi pääkonttorinsa siirtymisestä Ruotsiin, ja myös se kuuluisa mies purisi vihdoin sitä koiraa. 

No, kouraistaanpas todellisuutta. Kaikki aiheet eivät sovi uutispuuroon vaikka miten hämmentäisi. Tiedotteista vain murto-osa päätyy toimittajien käsittelyyn, ja vaakaa kallistamassa ovat monet tekijät.  Niin kätevää kuin se olisikin - ja ennen kaikkea ajankäytöllisesti tehokasta - on täydellisen pohjan tekeminen utopistinen ajatus. Vähän sama kuin se, että väittäisi voivansa piirtää yleispätevän sarjakuvan. Kuten uutiset, myös sarjakuvat seilaavat tiukasti kiinni ajassa ja ympäröivässä maailmassa. 

Pohjan sijaan tarjoilen sinulle muutamia perusohjeita tiedotteen tekemiseen, käytännössä ihan toimiviksi havaittuja.

1. Kerro, jos on asiaa. Ja kerro myös se asia - eli älä istu faktojen päällä. 

Jos palstoilla puhuvat vain kilpailijat, voi miettiä miksi. Miten aktiivinen olet kertomaan yrityksesi asioista? Joskus mediassa näkyminen vaatii keskustelun avaamista, mutta toki ensin pitää olla asiaa. Vuorovaikutus vaatii myös avoimuutta - jotta saat kuulijoita, kerro muutakin kuin mutua. ”Yrityksellämme menee hyvin, mutta emme halua kertoa tarkkoja lukuja” -tyyppinen lähestyminen potkaisee todennäköisesti itseään takamukseen.

2. Suunnittele - tee taustatyö hyvin.

Hyvän tiedotteen takana on yllättävän paljon taustatyötä, joka vie suurimman osan käytetystä ajasta. Harvoin asia itsessään on uutinen. Kysy itseltäsi, miten asiasi vaikuttaa laajemmin. Mitä yleistä merkitystä asiallasi on, voiko sen yhdistää johonkin laajempaan keskusteluun? Tämä usein vaatii astumista oman viitekehyksen - oman yrityksen - ulkopuolelle.  

3. Mieti kohderyhmäsi - ja palvele heitä. 

Uutisvälineen näkökulma aiheeseen on lukijan/katsojan/kuuntelijan näkökulma. He ovat vastaanottajajoukkosi, jota uutisesi pitää kiinnostaa. Räätälöi tiedotteesi vastaamaan eri välineiden tarpeita: tarjoa taloustoimituksiin faktoja numeroiden muodossa, esitä asiantuntijuutesi erikoislehdille, kansantajuista viestisi yleissanomalehdille. Paikallisella tasolla tarjoa paikallista merkittävyyttä, valtakunnan medioiden kanssa mieti suurempia linjoja.  

4. Kerro asiasi napakasti - piste on paras kaverisi. 

Jos minä saisin päättää, olisi piste uusi pilkku. Toimitusten työtä leimaa usein loputon kiire. Tiedotteita kilahtaa sähköposteihin päivittäin satoja. Uutisia tulee päivälistalle myös lukuisia muita reittejä: lautakuntien listoilta, lukijoiden keskuudesta, toimittajien oman työn tuloksena, muista lehdistä. Kun asiasi on napakasti esitetty, voidaan toimituksessa myös sen painoarvo arvioida nopeasti. Älä siis panttaa tai harrasta ainekirjoitusmaista kerrontaa.  Omaksu uutisen kieli, ja pidä tiedotteesi lyhyenä. Ja muista, että kaikkea asiaa ei kannata ahtaa yhteen aaneloseen.  

5. Lähetä oikeaan aikaan - etsi myös oikeat henkilöt 

Lähetysajankohdan suhteen karsi pois ainakin suurimmat uutistapahtumat ja tiedottamisen ruuhkahuiput, kuten osavuosikatsausten julkaisut. Anna myös toimitukselle mahdollisuus reagoida uutiseesi saman päivän aikana. Seuraa aktiivisesti mediaa ja toimittajia: kuka kirjoittaa meitä lähellä olevista asioista? Uutispäälliköiden ja tuottajien ohella kannattaa usein lähestyä myös suoraan alaasi seuraavaa toimittajaa.

Ja jos käy kuitenkin niin, että se tapaninpäivän kaltainen myrsky täyttää taas otsikot ja ohittaa tiedotteesi, äläpä masennu. Viestintä on pitkäjänteistä työtä, eikä pikavoittoja ole tarjolla kenellekään.

Jaa oma vinkkisi kommenttiosiossa!

Terveisin,

Mari