Onko viestisi tarpeellinen?

Olen tänään toheloinut sähköpostin kanssa, syytän siitä kiirettä. Kiireessä tulee pikaisesti vastattua viestiin, eikä välttämättä huomaa lähettäjän kysymystä tai ole lukenut viestiä loppuun asti. Otsikoissa vilisee hassuja lauseita, vastaanottajan osoite on väärin tai liitetiedosto puuttuu viestistä. Nämä ovat arkipäivää meille kaikille.

Kokosin viiden vinkin listan, jotta sähköpostiviestinnästä tulisi tehokkaampaa – lähettäjälle ja vastaanottajalle.

1. Onko viesti tarpeellinen? Saisiko asian hoidettua nopeammin ja tehokkaammin puhelimessa tai muussa viestivälineessä, kuten pikaviestillä Lync-palvelussa tai Skypessä? Sähköpostia tulee paljon, ja moni tärkeä asia voi unohtua vähemmän tärkeiden keskelle.
2. Tarvitsevatko kaikki saman tiedon? On helppoa lisätä nimiä sähköpostin saajalistalle, mutta jos henkilö ei ymmärrä, miksi hän saa kyseisen viestin tai ei koe sitä tarpeelliseksi, tuhlaat vain hänen aikaansa. Sähköpostiviestinnässä kohderyhmän miettiminen on entistä tärkeämpää, kun viestintäkanavia on muitakin.
3. Näkeekö otsikosta viestisi merkityksen? Otsikko helposti unohtuu viestistä tai se vahingossa kopioituu viestiketjun mukana, vaikka viestisi ei enää koskisikaan alkuperäistä aihetta. Otsikolla on kuitenkin merkitystä – oikeastaan enemmän kuin viestin sisällöllä. Moni skannaa saapuneet viestit lähettäjän ja otsikon perusteella, ja tärkeä viesti voi väärän otsikon takia päätyä roskakoriin.
4. Onko viestisi selkeä? Usein kiireessä tulee vastattua vain yhteen kysymykseen, tai viesti lähtee eteenpäin ennen kuin tuli mietittyä sisälsikö se kaikki aiotut asiat. Sähköpostiviestiä tulisi jäsennellä kuin mitä tahansa muistiota tai tiedotetta. Osoita kysymyksesi tietylle henkilölle, jos vastaanottajia on monta, jaottele viestisi, laita tärkein asia heti kärkeen ja muista omat yhteystietosi viestin lopussa  - ainakin se puhelinnumero.
5. Vastasitko viestiin? Myös sähköpostin vastaanottajalla on vastuuta. On kohteliasta vastata sinulle henkilökohtaisesti osoitettuun viestiin, vaikka vain sen, että et ehdi nyt juuri kommentoida ja palaat asiaan myöhemmin. Myös poissaoloviesti on oikein loistava keksintö. Jos et ole sähköpostin ääressä päivään tai pariin, niin kerro siitä.

Nyt otan itsekin näistä asioista paremmin opikseni  =)

Mukavaa syyskuuta!

Terveisin,

Anna