Olenko tehokas vai vaan puuhakas?

Olin eilen tehokkaan ajankäytön koulutuksessa. Moni asia siellä oli tuttua jo ennestään, mutta eräs ajatus kolahti: olenko aidosti tehokas vai vaan puuhakas? Ero näkyy siinä, että saanko asioita oikeasti valmiiksi vai onko minulla koko ajan vain kiireen tunne ja asiat siirtyvät tekemättömien listalla eteenpäin?

Ajanhallintaan ja tekemiseen pätee 80/20-sääntö: suurin osa valmiiksi saamistamme asioista (80 prosenttia) vaatii valmistuakseen vain viidesosan kaikkeen tekemiseen käyttämästämme ajasta. Se ei ole mikään pieni epäsuhta ajankäytössämme.

Sama epäsuhta tulee vastaan myös viestinnässä: onko viestinnän toimenpiteisiin käyttämämme aika oikeasti tehokasta vai vaan puuhailua, joka täyttää kalenterimme? Meneekö viesti sen paremmin perille, kuin jos käyttäisimme toimenpiteisiin vähemmän aikaa, mutta tekisimme sen tehokkaammin?

Alla on listani tehokkaampaan viestintään. Se ei tarkoita, että sen jälkeen asioita tekisi 100 prosenttia ajastaan tehokkaammin. Vaan sitä, että aikaa vapautuu suunnitteluun ja muuhun työhön. Ja että asiat tulevat varmemmin valmiiksi: puuhastelusta tulee tehokkuutta.

1. Suunnittele! Tee vuosisuunnitelma, kun tiedät budjetin. Merkitse toimenpiteet kalenteriin ja käy suunnitelma läpi joka kuukauden alussa erikseen. Varaa myös joka aamu hetki suunnittelulle: mitkä tärkeät asiat minun on saatava tänään valmiiksi. Päivittäinen lista ei voi olla kovin pitkä: laita sille vain kolmesta neljään asiaa. 
2. Selvitä ajankäyttösi. Mitkä toimenpiteet tukkivat kalenterisi? Paljonko aikaa sinulla menee tiedotteen tekoon, nettisivujen päivitykseen, sosiaaliseen mediaan, graafisiin töihin tai palavereihin. Voisiko jostain asiasta luopua, voisiko joku auttaa sinua, kannattaisiko joku asia ulkoistaa?
3. Jätä aikaa metatyölle. Ihmiset yleensä aliarvioivat erilaisten asioiden tekemiseen menevän ajan. Jos sinulla on suunnittelupalaveri, muista merkata kalenteriin myös aikaa siellä päätettyjen toimenpiteiden tekemiseen. Varaa aikaa myös yllättäviin asioihin, matkoihin ja päivityksiin. Oletko varannut kalenteristasi aikaa esimerkiksi viikoittaisille some-päivityksille?
4. Lisää kalenteriin deadlinet ajoissa. Jos sinun pitää saada kuun loppuun mennessä joku tietty työ valmiiksi, harvoin auttaa, että sen deadlinen huomaa kalenterista sinä päivänä, jolloin pitäisi olla jo valmista. Merkkaa hälytys siis ajoissa kalenteriisi.
5. Kouluttaudu. Kaikkea ei voi, eikä tarvitse selvittää itse. Käymällä koulutuksissa saat nopeasti ja tehokkaasti tarvitsemasi tiedon alan ammattilaiselta. Se säästää sinulta paljon aikaa.

Tehokasta työviikkoa!

Anna
anna.koivisto@telegraafi.fi