Kirjoita asiakaskirje sulkakynällä tai ilman

Sain toissapäivänä käsin kirjoitetun kirjeen. Tällainen harvinaisuus ravisteli hereille ja sai aikaan valtavan määrän iloa. Kirjeen vastaanottaminen herätti myös työminässäni ajatuksia. Miten koskettaa asiakkaita kirjeitse niin että tuntuu? Vaikuttavan asiakaskirjeen laatiminen ei ole yksinkertaista.

Asiakkaita voi lähestyä sähköisellä tai paperisella kirjeellä. Valintaa tehdessäsi sinun on pohdittava, mikä asiakaskirjeen tavoite on. Haluatko saavuttaa säännöllisen kontaktin ja säilyä asiakkaan muistilokeroissa? Tällöin järkevä valinta on sähköinen uutiskirje. Toisaalta kun haluat kertaluonteisen elämyksen, voi perinteinen paperilta luettava kirje kiinnostaa merkittävästi enemmän.

7 neuvoa tehokkaaseen asiakaskirjeeseen

Oli asiakaskirjeen muoto mikä hyvänsä, sen laatimisessa kannattaa muistaa muutamia asioita, jolloin viestin perille meneminen on todennäköisempää.

1. Kirjoita hyvää, luontevaa kieltä. Puhuttele lukijaa ja säilytä ote kevyenä. Tiivistä asiasi niin, että sen pystyy lukemaan läkähtymättä.
2. Pidä huolta asiakaskirjeen muodosta. Paperisen kirjeen tekstin on mahduttava helposti yhteen arkkiin. Tee tekstistä ilmavaa käyttämällä kappalejakoja. Sähköisen asiakasviestin aiheet on hyvä jaotella selkeästi omiksi osioikseen. Tässä kannattaa hyödyntää graafista suunnittelua.
3. Mieti ennen kaikkea, mitä asiakkaasi hyötyy kirjeestä. Hyötynäkökulman löytämiseen täytyy nähdä vaivaa. Sen sijaan, että kerrot, mitä yritykselläsi on ja mitä yrityksesi tekee, kuvaile ennemmin, miten voit palveluillasi vaikuttaa asiakkaasi toimintaan.
4. Jos lähetät perinteisen kirjeen, jonka vastaanottaja saa pöydälleen avattavaksi omin käsin, panosta henkilökohtaisuuteen. Pienillä eleillä kirjeesi puhuttelee paremmin. Käsin allekirjoitettu kirje tuntuu arvokkaammalta, tuttavallinen puhuttelumuoto alussa poistaa etäisyyttä, ja kirjeeseen sopiva tarinamainen tekstityyli herättää kiinnostusta.
5. Kun päädyt sähköiseen uutiskirjeeseen, muista säännöllisyys ja pitkäjänteisyys. Uutiskirjeen teho jää heikoksi, jos lähestyt asiakkaita kerran vuodessa. Suosittelemme uutiskirjettä kerran kuukaudessa, ja kuusi kertaa vuodessa on minimi. Lukijoita kerätään vähitellen. Palautteita kokoamalla kirjettä voidaan kehittää kiinnostavammaksi.
6. Oikolue kirje kokonaisuudessaan. Pyydä että työkaverisikin lukee. Tätä ei voi kyllin korostaa, sillä virheille tulee sokeaksi. Ja virheet tekstissä sattuvat lukijan silmään pahasti.
7. Huolehdi, että kirjeen ulkoasu on ammattilaisen tekemä. Graafisella suunnittelulla, paperivalinnoilla ja typografialla huolehditaan tunnistettavuudesta ja vahvistetaan yrityskuvaa.

Minulle asiakaskirjeiden kirjoittaminen on arkipäivää. Ja usko tai älä, harrastan kotioloissa myös perinteisten kirjeiden kirjoittamista. Mikäli tarvitset apua yrityksesi kirjeissä, sähköisissä tai paperisissa, ota ihmeessä yhteyttä.

Kynä kädessä:
Hanna

hanna.alin@telegraafi.fi
puh: 0400 829 740